Medewerkers aan boord!

De medewerkers ‘van’ de GGD. In de coronatijd tref je ze op de test- en vaccinatielocaties of telefonisch tijdens bron- en contactonderzoek. Eén ding is zeker; je kunt bijna niet om onze collega’s in hun opvallend groene GGD-shirts heen en zij zijn een onmisbare schakel in de bestrijding van de pandemie.

Tijdens de pandemie stromen nieuwe medewerkers uit allerlei sectoren in en uit de GGD. Daar zijn we dankbaar voor, want hoe schaal je als regionale GGD anders in korte tijd op van een paar honderd, tot enkele duizenden medewerkers? HR-professionals Carmen Verheijen en Jasper Brandt vertellen over deze enorme uitdaging.

Jasper: “In het vroege voorjaar van 2021 hield ik me vooral bezig met het creëren van inzicht in het personeelsbestand van Corona Next Step. Welke mensen zijn al aan boord en wat is de vraag voor de komende maanden? Dat de start van de eerste coronavaccinatiecampagne die zomer voor een enorme uitdaging zorgde, was me direct duidelijk. We zouden veel nieuwe collega’s moeten werven en organiseren dat zij snel en goed kunnen worden ingezet. Dat was een uitdaging en praktijk wees uit dat de HR-systemen van de GGD geschikt waren voor de instroom van een paar nieuwe medewerkers per maand, in plaats van een paar honderd in één keer. Onder andere dit vormde een uitdaging voor het enorme onboardingsvraagstuk waar we op dat moment voor stonden.”

Extra handen vanuit de regio

Carmen: “Gelukkig is het aanbod van partijen die hulp bieden groot. Uiteindelijk zijn we geholpen met onder andere medewerkers van uitzendbureaus, de horeca, het Rode Kruis, het landelijke initiatief extrahandenvoordezorg.nl, defensie, huisartsen en het Amphia Ziekenhuis.”

“In die tijd was er een serieus tekort aan artsen en zonder hen kun je een locatie niet openen”, vervolgt Jasper. “Vooral de hulp van een een gepensioneerd arts hielp het tekort oplossen. Hij kwam met een effectief idee voor de werving: gebruik het netwerk van je netwerk. Op die manier zetten we samen een pool van (gepensioneerd) artsen op.”

Inzicht en overzicht

GGD West-Brabant blijft streven naar een flexibel personeelsbestand, zodat de organisatie makkelijk op- en af kan schalen wanneer de pandemie en het bijbehorende overheidsbeleid daarom vragen. De grote hamvraag was: hoe en met welke partij(en)? Carmen: “Diverse uitzendbureaus zijn gespecialiseerd in werving en opleiden voor specifieke functies en bewezen intussen een betrouwbare levering.”

“Die prettige samenwerking gaf rust”, vertelt Jasper. “Ondertussen speelde nog altijd de onvoorspelbaarheid van de pandemie. Gelukkig werkten we achter de schermen aan middelen die overzicht en inzicht moesten geven. Een voorbeeld daarvan is het forecastmodel, waarmee we o.a. berekenden hoeveel mensen nodig zijn bij het zetten van bijvoorbeeld 50.000 vaccinaties in een paar weken tijd. Dit nieuwe model bleek ook een praatstuk tussen de verschillende interne teams, zoals HR, vaccineren, de administratie en het planbureau. Het gaf inzicht, waardoor de samenwerking verbeterde en een betere matching van vraag en aanbod mogelijk was. Later koppelden we een bronbestand aan dit model, waar in totaal circa 2.600 (potentiële) medewerkers zijn opgenomen. Dit bronbestand vormt nog steeds de basis bij op- of afschaling.”

Op de wachtbank

Een pandemie van deze omvang en twee grote vaccinatiecampagnes zijn nooit eerder in Nederland voorgekomen. Dan is het niet te voorkomen dat de werving niet 100 procent aansluit op de uiteindelijke vraag. Soms moesten collega’s thuis op de bank wachten tot het startsein van bijvoorbeeld een nieuwe vaccinatiecampagne, bijvoorbeeld omdat vaccins niet tijdig werden geleverd. Carmen: “We kunnen in zo’n situatie niets anders dan ons best doen en positief blijven. Het informeren van (wachtende) collega’s en het serieus nemen van hun vragen en emoties is daarbij heel belangrijk.”

“Tegelijkertijd hebben we er altijd voor gezorgd dat er genoeg mensen klaarstonden, met minimaal of zelfs een hogere kwaliteitseis dan strikt noodzakelijk”, vult Jasper aan. “Daar mogen we trots op zijn”.

Carmen: “Eens! De onvoorspelbaarheid van de behoefte aan personeel zorgt er tijdens de pandemie voor dat mensen snel in- en uitstromen. Op basis van wisselende voorspellingen trekken wij mensen aan, laten ze los en houden ze ook weer vast voor de toekomst. Dat laatste doen we met het netwerk van ervaren oud-COVID medewerkers. Dankzij dit netwerk keerden al meerdere medewerkers terug naar de GGD wanneer het virus weer opleefde. ”

Opleiden: iedereen door de ‘wasstraat’

Alle nieuwe medewerkers binnen het programma ‘Corona Next Step’ starten hun GGD-carrière met een opleiding op maat. Trainers van GGD West-Brabant én trainers van verschillende regionale samenwerkingspartners borgen op die manier de (medisch inhoudelijke) kwaliteit, hygiëne én gewenst gedrag binnen alle teams.

Zo leidden de trainers van de GGD honderden administrateurs op in het gebruik van de systemen. De regionale apothekers zorgde dat nieuwe vaccinvoorbereiders de juiste kennis hebben. Opleidingsinstituut Curio leidde vele prikkers, artsen, triagisten en hosts op.

Deze situatie is uniek, niet alle GGD-regio’s in het land hebben het opleidingstraject zo uitgebreid en samen met regionale sectorpartners ingericht.

Samen zorgden we voor het behalen van de juiste kwaliteit. Daardoor werkten duizenden mensen op een goede manier samen en zijn alle vaccinaties optijd gezet en alle benodigde coronatesten uitgevoerd.

HR-professionals Carmen en Jasper staan tot de dag van vandaag voor de ambitie om alle nieuwe collega’s ‘door de wasstraat van GGD West-Brabant’ te laten gaan. Voor de ontwikkeling van de verschillende opleidingen stelden Carmen en Jasper elkaar én ervaren GGD-specialisten de volgende vragen: Wat hebben we nodig en wat hebben we in huis? Wat moet een medewerker kennen en kunnen? Wat is de GGD-manier van werken, hoe willen we dat er wordt gefunctioneerd? De ontwikkelde opleidingen werden in een later stadium getoetst op didactiek en kwaliteit. Na afronding van de opleiding en het inwerken ondergaan alle medewerkers een bekwaamheidstoets.

Daarnaast ontwikkelde GGD West-Brabant de onboardings-app ‘ELKE’, met o.a. werkinstructies, protocollen en filmpjes voor nieuwe medewerkers. Zo zijn zij extra voorbereid op de eerste werkdag.